Een mailing maken.
Met behulp van de standaardbrief kun je een groot aantal mensen dezelfde brief sturen, terwijl je de indruk wekt, dat de brief aan hen persoonlijk is geschreven. Word kan namelijk op door jou vastgestelde plaatsen persoonlijke gegevens in een standaardbrief invoegen. Daardoor lijkt het, dat de brief slechts aan een persoon gericht is. Die persoonlijke gegevens haalt het programma op uit een gegevensbestand. Dit doe je met de functie Documenten samenvoegen uit het menu extra. Om dit te kunnen doenheb je een hoofddocument nodig (een brief) en een gegevensbestand. Als gegevensbestand gebruik je natuurlijk doedag Terra 526.
Om duidelijk te maken hoe je zo'n standaardbrief moet opmaken zal hier de aanhef worden besproken. Daarna volgt er een voorbeeldbrief met toelichting.

Stel, je wilt de brief beginnen met: “Beste Jan”. Niet iedereen heet Jan, dus moet je aangeven, dat Word de naam uit het gegevensbestand moet halen. Dat doe je door in plaats van “Jan” in te vullen de naam van het databaseveld waar de voornaam uit gehaald moet worden. In dit geval het veld Voornaam. Bij elke brief, die wordt afgedrukt wordt door Word nu de juiste voornaam ingevuld.
Hoe gaat dat allemaal?
  1. Open eerst een nieuwe leeg document
  2. Kies in het menu Extra voor Samenvoegen, Documenttype
  3. Selecteer Standaardbrief en druk op ok
  4. Er opent zich een venster Gegevens openen
  5. Kies voor Gegevens uit een ander bestand samenvoegen
  6. Blader naar Doedag Terra 625
  7. Open de tabel Deelnemers
  8. Je ziet de tabel niet verschijnen, maar wel komt er een werkbalk Samenvoegen te voorschijn
  9. Tik nu het onderstaande voorbeeld over
In plaats van de veldnamen (cursief in de brief weergegeven) voeg je de desbetreffende samenvoegvelden in met behulp van de knop Samenvoegveld invoegen op de nieuwe werkbalk.
>==========================================================
voornaam achternaam
adres
postcode woonplaats

Beste voornaam,
Uit onze administratie blijkt, dat jij de kosten voor jouw deelname op onze doedag aan de activiteit ingedeeld bij nog niet helemaal hebt betaald. Deze kosten bedragen Te betalen. Hiervan heb je reeds betaald Reeds betaald.
Wil je zo goed zijn het overblijvende bedrag zo spoedig mogelijk aan mij te betalen? .
Bij voorbaat mijn verpletterende dank!
Met vriendelijke groeten,

[In plaats van deze regel jouw handtekening en je naam eronder zetten.]

Organisator van de doedag.
============================================================
    1. Druk nu op de knop Samenvoegen
    2. Er opent zich een venster samenvoegen. Linksboven staat: Samenvoegen naar: nieuw document.
    3. Druk op de knop Queryopties
    4. Door middel hiervan gaan we alleen brieven sturen naar mensen die in Jisp wonen
    5. Kies onder veld voor Woonplaats
    6. Onder vergelijking staat nu Gelijk aan
    7. Onder vergelijken met vul je in Jisp
    8. Druk op OK
    9. Onder in het venster Samenvoegen staat nu de regel: Queryopties zijn ingesteld
    10. Druk nu op de knop Samenvoegen
    11. Bekijk het bestand en laat het controleren.
    12. Als het in orde is, mag je het afdrukken, maar niet zonder toestemming!!