EEN DOEDAG ORGANISEREN

Je hebt nu de grondbeginselen van een aantal programma's gehad , namelijk van Word (tekstverwerker) , Access (een database), Excel ( een rekenblad) en Powerpoint (presentatieprogramma) .
De kennis en vaardigheden die je hebt opgedaan, ga je gebruiken bij het uitvoeren van de afsluitende opdracht. De een weet of kan meer dan de ander, maar dat geeft niet, want gelukkig hoef je het niet zonder hulp of handleiding te doen. Als je een bepaalde handeling niet kunt uitvoeren, dan leer je dat even met behulp van de handleiding of de helpfunctie. Maak gebruik van de beoordelingslijst om te kijken of je product aan de eisen voldoet. Als je er echt niet uit komt, kun je hulp vragen, maar probeer het eerst tien keer zelf!

De Opdracht

Stel je voor dat jij voor alle leerlingen van de school een doedag mag organiseren. Op zo'n doedag kunnen de leerlingen deelnemen aan allerlei activiteiten. Daar moeten ze informatie over krijgen en ze moeten zich aanmelden voor die activiteiten.
Wat moet je dan als organisator allemaal doen?

Let op!!         Al je werk moet je opslaan op je eigen H: schijf in het netwerk!!


Overzicht van de onderdelen

Klik hieronder om te lezenKlik hieronder voor de afdrukversies
De opdracht de opdracht
De uitnodigingUitnodiging
De folder en PowerPoint presentatieFolder en PowerPoint Presentatie
De gegevensGegevens
De databasedatabase en begroting
De begrotingdatabase en begroting
Een standaardbrief makenStandaardbrief
Beoordeling en controlelijstbeoordeling

De uitnodiging

Hierin wordt de doedag aangekondigd.
Wat moet er allemaal in staan?


Op het intekenstrookje moeten de volgende dingen ingevuld kunnen worden:

De brief moet je opslaan onder de naam Uitnodiging doedag, op je H: schijf.

Terug naar het overzicht

De Folder en de PowerPoint presentatie

Elk onderdeel moet hier kort worden omschreven, met een aanprijzing waarom dat onderdeel nou zo leuk is. Ook moet erbij staan wat de leerling bij zich moet hebben en wat hij moet betalen. Er zijn allerlei activiteiten mogelijk, zie de gegevenslijst.
Maak een voorpagina met Word Art.
Maak bij elk onderdeel een kopje met behulp van Word Art. Zoek plaatjes op internet en voeg ze als illustratie bij. Elk stukje moet minstens 10 volle regels beslaan.

Begin met het overnemen van het onderstaande voorbeeld; verzin daarna zelf verhaaltjes voor alle overige onderdelen. Maak gebruik van de gegevenslijst.

Voorbeeld:

Duinexcursie.

's Morgens om 4.10 uur wordt je bij school verwacht, met je fiets. Het is dan nog donker, dus zorg van te voren dat je licht het doet. Zorg dat je op tijd bij school bent want we wachten maar kort, of helemaal niet. Om 4.30 uur vertrekken we van school en begeven ons naar Meijendel. Daar stallen we de fietsen en maken we een wandeling door de duinen en over het strand. We zien de zon opkomen en kijken naar de vogels. De zon te zien opkomen, terwijl er een lichte nevel boven de duinen hangt, is een geweldige ervaring. Neem een verrekijker mee. Als iemand foto's zou kunnen maken, zou dat erg leuk zijn.
Na de wandeling pikken we de fietsen weer op en rijden naar het restaurant.
Daar komen we ongeveer om 9.00 uur aan om te ontbijten.
Na het ontbijt lopen wij een natuurpad door het bos. Hier zien we, behalve vogels, voornamelijk bomen, struiken, en kruidachtige planten.
Om 12.00 uur zijn we weer terug bij school, doodmoe, maar zeer tevreden.

Meenemen: regenkleding, laarzen, verrekijker en een goed humeur.
Kosten van het ontbijt: €6.50.


Terug naar het overzicht

Gegevens en suggesties voor het maken van de folder of de begroting.

Let op: sommige gegevens zijn alleen voor het informatie boekje, andere alleen voor de begroting! Sommige dingen mag (of moet) je zelf verzinnen of opzoeken op internet.
De school subsidieert elke activiteit met een bedrag van €100,00 voor het opvangen van kleine onvoorziene uitgaven; de rest moet worden betaald uit de bijdragen van de deelnemers.
Het is leuk om het boekje te illustreren met plaatjes die je van het internet hebt gehaald.
Bij alle onderdelen moet je vermelden waar en hoe laat de deelnemers zich moeten verzamelen, waar we naar toe gaan, op welke manier, hoe laat we terug zijn.
Vermeld ook of er na afloop nog iets wordt gedaan, samen eten, bijvoorbeeld.
Zet er ook altijd argumenten bij waarom je activiteit zo leuk is.
Bij alle activiteiten is het verplicht om je Terra T-shirt te dragen.

Gegevens:

  1. Fietsen: de fietshuur bedraagt €5,00 per fiets; de deelnemers moeten plakspullen meenemen en een fietskaart kopen. Bijdrage per deelnemer: €4,00
  2. Bowlen: de huur per baan kost €30,00 per uur; je kunt met zes personen op een baan spelen. Bowlen doen we bij Ockenburg. Bijdrage per deelnemer: €5,00 Je bent verplicht bowlingschoenen te dragen. Neem voetenspray mee.
  3. Squashen: de huur per baan kost €7,50 per uur; je speelt met twee personen tegelijk; de deelnemers moeten schoenen met witte zolen hebben. Je kunt squashen bij Rheijenhof in Wateringen of bij Ockenburg. Bijdrage per deelnemer: €3,00.
  4. ·Badminton: in de gymzaal op school; je koopt cola en chips voor in de pauze. Bijdrage per deelnemer: €1,50.
  5. Sportschieten: de instructeur vraagt €25,00 per ochtend/middag; de baan huur is €8,00 per uur. Er kunnen 10 mensen tegelijk deelnemen. De baan is in Wateringen. Bijdrage per deelnemer: €5,00.
  6. Fitness: je kunt terecht met 10 groepjes van drie personen tegelijk; voor twee uur betaal je €60,00. Het fitnesscentrum is aan de Beresteinlaan. Bijdrage per deelnemer: F€2,00.
  7. Biljarten: een biljarttafel kost €15,00 per uur, max. vier personen per tafel.Bijdrage per deelnemer: Biljarten kun je onder de tribune van FC Den Haag. (Samonda). Bijdrage per deelnemer: €5,00.
  8. Viswedstrijd: een cadeautje kopen voor de TOA die dit organiseert.Bijdrage per deelnemer: €1,50.
  9. Kanovaren: Je gaat kano´s huren bij Madestein. ´s ochtends om 11.00 uur verzamelen bij school. Je gaat met de fiets naar Madestein. D e deelnemers moeten een zwemdiploma hebben en sterke armen. De kano´s kosten €3,00 per uur, er wordt vier uur gekanood. Bijdrage per deelnemer: €10,00.

Power Point Presentatie. Gebruik de informatie uit de folder om je presentatie te maken.Maak voor elke activiteit twee dia's.Gebruik de mogelijkheden van PowerPoint zo goed mogelijk. Druk een hand out af van zes dia's per bladzijde.


Terug naar het overzicht

De Database

Om je veel werk te besparen, gebruiken we een bestaande database.
Die moet je wel aanvullen met de gegevens van de intekenstrookjes.

  1. Open Microsoft Access
  2. Klik op Bestand, nieuwe database
  3. opent zich een venster “nieuw”
  4. Dubbelklik op lege database
  5. opent zich een venster “nieuwe database”
  6. Kies achter opslaan in voor station H: (jouw inlognaam staat vooraan)
  7. Vul achter bestandsnaam in : doedag Terra 625
  8. Klik dan op de knop Maken
  9. Open het bestand leden op schijf I: in de map Afsluiting
  10. Druk in de objectenlijst naar de knop tabellen
  11. Rechtsklik op de tabel leden
  12. Kies in het snelmenu voor kopiëren
  13. Ga naar je nieuwe database doedag Terra 625
  14. Druk in de objectenlijst op de knop tabellen
  15. Rechtsklik in het witte gedeelte en kies plakken
  16. Vul de naam in (leden),
  17. Klik op OK
  18. Ga terug naar leden, formulieren
  19. Kopieer op dezelfde manier het formulier leden naar doedag Terra 625, formulieren

Nu moet je een nieuwe tabel aan de database toevoegen met de naam : Deelnemers.

  1. Ga naar Tabellen
  2. Rechtsklik op de tabel Leden en kies kopiëren
  3. Rechtsklik in het witte gedeelte en kies plakken
  4. Vul als naam in: deelnemers, druk op OK
  5. Open de tabel deelnemers
  6. Druk op beeld, ontwerpweergave
  7. Verwijder de volgende rijen:
  8. Geboortedatum
  9. sinds
  10. Telefoonnummer
  11. Jaarcontributie
  12. betaald
  13. Opmerkingen
  14. Voeg de volgende rijen toe onder elkaar
  15. Ingedeeld bij
    betalen (druk op tab, kies Valuta)
    reeds betaald (druk op tab, kies Valuta)
    (Kies achter Te betalen en Reeds betaald voor gegevenstype Valuta.)
  16. Sluit de tabel en sla hem op.
Terug naar het overzicht

De records aanvullen.

Vul de tabel Deelnemers aan met de volgende gegevens.
Kopieer deze kolommen uit het bestand “Aanvullingen” op schijf I: in de map afsluiting.


Id Keuze 1 Keuze 2 Keuze 3 Ingedeeld bij Te betalen Reeds betaald
1 fietsen bowlen duinexcursie fietsen € 4,00 € 1,00
2 kanovaren squashen sportschieten kanovaren € 4,00 € 1,00
3 viswedstrijd duinexcursie badminton viswedstrijd € 1,50 € 1,00
4 duinexcursie fietsen biljarten duinexcursie € 6,50 € 1,00
5 badminton fitness kanovaren badminton € 1,50 € 1,00
6 biljarten viswedstrijd fitness biljarten € 5,00 € 1,00
7 kanovaren sportschieten badminton kanovaren € 4,00 € 1,00
8 fitness biljarten fietsen fitness € 2,00 € 1,00
9 fietsen kanovaren sportschieten fietsen € 4,00 € 1,00
10 fietsen fitness squashen fietsen € 4,00 € 1,00
11 squashen fitness duinexcursie squashen € 3,00 € 1,00
12 sportschieten kanovaren biljarten sportschieten € 5,00 € 1,00
13 viswedstrijd fietsen fitness viswedstrijd € 1,50 € 1,00
14 squashen kanovaren fitness squashen € 3,00 € 1,00
15 badminton duinexcursie kanovaren badminton € 1,50 € 1,00
16 biljarten viswedstrijd fietsen biljarten € 5,00 € 1,00
17 fitness squashen sportschieten fitness € 2,00 € 1,00
18 duinexcursie badminton kanovaren duinexcursie € 6,50 € 1,00
19 kanovaren kanovaren squashen kanovaren € 4,00 € 1,00
20 fietsen biljarten squashen fietsen € 4,00 € 1,00
21 viswedstrijd fitness duinexcursie viswedstrijd € 1,50 € 1,00
22 kanovaren sportschieten squashen kanovaren € 4,00 € 1,00
23 biljarten duinexcursie viswedstrijd biljarten € 5,00 € 1,00
24 kanovaren badminton fietsen kanovaren € 4,00 € 1,00
25 kanovaren sportschieten duinexcursie kanovaren € 4,00 € 1,00
26 badminton kanovaren squashen badminton € 1,50 € 1,00
27 squashen biljarten fietsen squashen € 3,00 € 1,00
28 fitness kanovaren fietsen fitness € 2,00 € 1,00
29 fietsen duinexcursie badminton fietsen € 4,00 € 1,00
30 duinexcursie fitness sportschieten duinexcursie € 6,50 € 1,00
31 biljarten biljarten fietsen biljarten € 5,00 € 1,00
32 duinexcursie biljarten squashen duinexcursie € 6,50 € 1,00
33 badminton fietsen squashen badminton € 1,50 € 1,00
34 sportschieten viswedstrijd fitness sportschieten € 5,00 € 1,00
35 squashen duinexcursie biljarten squashen € 3,00 € 1,00
36 biljarten biljarten duinexcursie biljarten € 5,00 € 1,00
37 viswedstrijd fietsen biljarten viswedstrijd € 1,50 € 1,00
38 sportschieten fitness badminton sportschieten € 5,00 € 1,00
39 fitness viswedstrijd duinexcursie fitness € 2,00 € 1,00
40 duinexcursie sportschieten biljarten duinexcursie € 6,50 € 1,00
41 biljarten duinexcursie viswedstrijd biljarten € 5,00 € 1,00
42 sportschieten duinexcursie squashen sportschieten € 5,00 € 1,00
43 viswedstrijd fietsen biljarten viswedstrijd € 1,50 € 1,00
44 duinexcursie fitness sportschieten duinexcursie € 6,50 € 1,00

Terug naar het overzicht

Deelnemerskijsten maken

Je moet nu van alle onderdelen er twee uitkiezen om verder mee te werken. Kanovaren mag je niet kiezen, dit onderdeel wordt in deze handleiding gebruikt om het maken van een rekenblad toe te lichten.
Als je bijvoorbeeld de duinexcursie en fietsen hebt gekozen, ga je van allebei een lijst met deelnemers maken.

  1. Ga in de objectenlijst naar Query's
  2. Kies ervoor de query te maken met de wizard
  3. opent zich een venster Wizard Selectiequery
  4. Kies de tabel Deelnemers
  5. Dubbelklik op Achternaam en dubbelklik daarna op voornaam
  6. Dubbelklik op ingedeeld bij
  7. Klik dan op de knop volgende
  8. Vul de naam in van je gekozen activiteit (duinexcursie)
  9. Klik op voltooien
  10. Klik op het kruisje om het venster te sluiten
  11. Klik op de knop ontwerpen
  12. Vul op de kruising van de kolom ingedeeld bij en de rij Criteria in je gekozen activiteit (duinexcursie)
  13. Sluit het venster met het kruisje, opslaan? JA!
  14. Druk dan op de knop openen
  15. Ziedaar de lijst van je deelnemers.
  16. Druk de lijst af
  17. Herhaal alles voor een tweede activiteit

De Begroting

  1. Met de gegevens uit de rapporten en de onderstaande informatie ga je een begroting maken voor jou activiteiten met behulp van het programma Excel.
  2. Maak voor elke activiteit een begroting met de spreadsheet.
  3. Maak dus twee begrotingen.
  4. De benodigde gegevens moet je halen uit de gegevenslijst, de rapporten (aantal deelnemers) of in sommige gevallen (Kostenposten) zelf verzinnen.
  5. Om te beginnen ga je oefenen met de begroting voor kanovaren.
  6. Hieronder vind je een voorbeeld van een raamwerk voor de begroting van dit onderdeel.
  7. Waar (formule) staat, moet jij de juiste formule invoeren, bijvoorbeeld =a3*b3.
  8. Als de begroting voor het kanovaren is gelukt, maak je de begrotingen voor je eigen activiteiten.

BEGROTING KANOVAREN


Inkomsten   Uitgaven
             
Prijs Aantal deelnemers Bedrag   Kostenpost Prijs Bedrag
12,50 10 (formule)   Kanohuur 9,50 (formule)
        Instructeur   100,00
        Kaart 10,00
Subsidie   150,00   Onvoorzien   150,00
             
Totaal IN   (formule)   Totaal UIT   (formule)
             
Eindsaldo (formule)          
             
Terug naar het overzicht

Een mailing maken.

Met behulp van de standaardbrief kun je een groot aantal mensen dezelfde brief sturen, terwijl je de indruk wekt, dat de brief aan hen persoonlijk is geschreven. Word kan namelijk op door jou vastgestelde plaatsen persoonlijke gegevens in een standaardbrief invoegen. Daardoor lijkt het, dat de brief slechts aan een persoon gericht is. Die persoonlijke gegevens haalt het programma op uit een gegevensbestand. Dit doe je met de functie Documenten samenvoegen uit het menu extra. Om dit te kunnen doenheb je een hoofddocument nodig (een brief) en een gegevensbestand. Als gegevensbestand gebruik je natuurlijk doedag Terra 526.
Om duidelijk te maken hoe je zo'n standaardbrief moet opmaken zal hier de aanhef worden besproken. Daarna volgt er een voorbeeldbrief met toelichting.



Stel, je wilt de brief beginnen met: “Beste Jan”. Niet iedereen heet Jan, dus moet je aangeven, dat Word de naam uit het gegevensbestand moet halen. Dat doe je door in plaats van “Jan” in te vullen de naam van het databaseveld waar de voornaam uit gehaald moet worden. In dit geval het veld Voornaam. Bij elke brief, die wordt afgedrukt wordt door Word nu de juiste voornaam ingevuld.


Hoe gaat dat allemaal?

  1. Open eerst een nieuwe leeg document
  2. Kies in het menu Extra voor Samenvoegen, Documenttype
  3. Selecteer Standaardbrief en druk op ok
  4. Er opent zich een venster Gegevens openen
  5. Kies voor Gegevens uit een ander bestand samenvoegen
  6. Blader naar Doedag Terra 625
  7. Open de tabel Deelnemers
  8. Je ziet de tabel niet verschijnen, maar wel komt er een werkbalk Samenvoegen te voorschijn
  9. Tik nu het onderstaande voorbeeld over
    In plaats van de veldnamen (cursief in de brief weergegeven) voeg je de desbetreffende samenvoegvelden in met behulp van de knop Samenvoegveld invoegen op de nieuwe werkbalk.


voornaam achternaam
adres
postcode woonplaats

Beste voornaam,
Uit onze administratie blijkt, dat jij de kosten voor jouw deelname op onze doedag aan de activiteit ingedeeld bij nog niet helemaal hebt betaald.
Deze kosten bedragen Te betalen. Hiervan heb je reeds betaald Reeds betaald.
Wil je zo goed zijn het overblijvende bedrag zo spoedig mogelijk aan mij te betalen? .
Bij voorbaat mijn verpletterende dank!
Met vriendelijke groeten,

[In plaats van deze regel jouw handtekening en je naam eronder zetten.]

Organisator van de doedag.

  1. Druk nu op de knop Samenvoegen
  2. Er opent zich een venster samenvoegen. Linksboven staat: Samenvoegen naar: nieuw document.
  3. Druk op de knop Queryopties
  4. Door middel hiervan gaan we alleen brieven sturen naar mensen die in Jisp wonen
  5. Kies onder veld voor Woonplaats
  6. Onder vergelijking staat nu Gelijk aan
  7. Onder vergelijken met vul je in Jisp
  8. Druk op OK
  9. Onder in het venster Samenvoegen staat nu de regel: Queryopties zijn ingesteld
  10. Druk nu op de knop Samenvoegen
  11. Bekijk het bestand en laat het controleren.
  12. Als het in orde is, mag je het afdrukken, maar niet zonder toestemming!!
Terug naar het overzicht